私は平社員としてですが、
そこそこの努力で評価してもらっているほうだと思います。
そんな私が普段から気を付けていることをまとめました。
1、タスクの優先順位をつける
長年働いている方でも
これが出来ていない方が多いです。
仕事を引き受けすぎてしまう人
仕事がないのに引き受けない人
などですね。
まずやるべきこととしては
タスクの一覧化です。
いろいろなツールがありますが
おすすめはテキストファイルです。
自分だけのメモを作ればよいので
形式とかいりません。
かっこよくなくて良いのです。
すぐに開けて、すぐに編集できればOKです。
テキストを開いて自分の持っているタスクを1行で書きましょう。
そして、いつまでに実施しなければいけないのか書きましょう。
例
「資料作成、20200508」
これだけでOKです。
次に仕事にかかる時間の目安を図りましょう。
目安がわからないという方は
実際に時間を計ってみると良いと思います。
時間は多めに書きましょう。
「資料作成、20200508、4h」
これを数行書いていき、自分のスケジュールを組み立てます。
優先順位は
1、期限が先のものを実施する
2、タスクが1時間以下なら、優先で実施する
3、タスクの時間が大きいものから実施する
大きいものから実施する理由としては
問題が発生した際にリカバリできるようにするためです。
ただ、1時間で終わるようなものは
タスク数が減るため、先に実施したほうが良いです。
ただし、スケジュールはいっぱいにしないでください。
1日8時間勤務なら、タスクに入れるのは6時間までにしてください。
それ以上のタスクをお願いされそうなときは断ってください。
それでもお願いされる場合は
手持ちのタスクを公開して、優先順位の整理を上司と行ってください。
「このタスクを優先する場合は、こちらが遅れますが良いですか？」
といった感じです。
また、
他人が仕事に絡んでくる場合は、
別の方のタスクも考慮しながら、スケジュールを組んでください。
作成者→確認者→提出
という仕事の流れの場合
5月8日期限の仕事を
5月7日に確認者へ確認依頼を出すのは基本的にNGです。
2、メールと電話を使い分ける
現在メールは多くの職場で使用されていると思いますが
電話も根強く残っています。
メールも電話も一長一短あると思っています。
電話の特徴
・即情報を伝えられる
・相手の声のトーンがわかるため、感情がわかりやすい
・文書では伝えにくいことがある
・相手の時間を奪う
・数値的な話はしづらい
メールの特徴
・情報として残る
・条件分岐などの話をしやすい
・数値的な話をしやすい
・即時対応してもらえるとは限らない
・時間がかかる
これらを状況によって使いわけれると良いです。
急ぎの場合→電話
説明が複雑→メール
急ぎで重要→電話＋メール
特に電話＋メールの連絡手段は即時性、情報伝達が強く
また証拠としても残るので
急ぎで重要な事項は、電話＋メールで伝えましょう。
また、メールも電話も要点を絞って聞きましょう。
社内であれば上司でも余計な挨拶は不要です。
3、有識者へ聞け
仕事で、もしわからなかったことがあった場合に
どうするか？
調べてわかることなのか？判断がつく場合は良いのですが
それもわからない場合は
10分まで自分で調べてみましょう。
10分で糸口もつかめない場合は人に聞きましょう。
10分でわからないことは30分でも変わりません。
逆に人に聞く際も、全く調べてない人に教えるのは
利用されている感があって嫌ですよね。
・・・
同僚などに仕事を聞く際に大事なことは
その仕事に詳しい人は誰なのか？
を把握しておくことが重要です。
当然知っている人に聞くほうが
正しい情報で、正確に教えてもらえるからです。
詳しいけど、聞きにくい人って人もいると思いますが
逆にそれはチャンスです。
初めは大変かもしれませんが、仲良くなっていけば
自分だけが有利に使える情報源となってくれます。
・・・
では詳しい人が誰なのかがわからない
そんな場合は
詳しい人を紹介してくれる人に聞きましょう。
主に社交性の高い人が該当します。
「〇〇について詳しい人は知っていますか？」
と聞きましょう。
4、ミスの原因と対策と開き直り
仕事でミスをすることは誰でもあると思いますが
ミスをしたときに、ただ怒られるのではなく
そのミスの原因はなんなのか？
対策出来ることなのか？
他の人も起こりえるミスなのか？
を検討しましょう。
例えば
「手動でデータをコピペして、ミスをした」
という場合は
「手動でコピペしないように、プログラムで自動化した」
などですね。
もちろん、全ての事象が対策出来るとは思いませんが
出来るところからやっていきましょう。
ミスをしたペナルティはみんながミスしないようにすることです。
ミスをプラスに変えましょう。
・・・
ミスをすると多くの人が落ち込むと思いますが
多くの仕事はミスをしても
自分の命がとられることがないミスです。
ミスしても自分は死なないと考えると
必要以上に落ち込む必要はありません。
・・・
書いてみましたが、やはり1のタスク管理が重要ですね。
仕事を断るという概念を持つことが必要です。
