今後テレワークが進んでいくと思うので
対面での会議は減っていくと思いますが
会議が苦手って人もいるのではないでしょうか？
私も会議が苦手でしたが、今では得意な方に入っていると思います。
私が普段気を付けていることをまとめてみました。
1、座る席は一番前か二番目
よく会議の際に遠慮して、後ろのほうに座る人がいますが
あれは良くないです。
大体プレゼンタは一番前の方に座っていますので
プレゼンタに一番近い場所に座りましょう。
プレゼンをはっきりと聞き、相手に聞こえるように話しましょう。
上座とかうるさい会社はそのしきたりに従ってください。
また、誰かのサポートで会議に参加される方は
後ろのほうに座ってもかまいません。
2、プレゼン、発言は腹から声を出す
理系の会社に多いと思いますが、
みんな声が小さいです。
プレゼン、発言は腹から声を出しましょう。
声を出しなれていないと、最初は難しいですが
「声を出す！」と意識していると改善してくるものです。
カラオケとかでトレーニングしても良いかもですね。
特にZOOMとか電話会議等で話す場合は、
さらにはっきりとしゃべりましょう。
マイクを近づけても良いです。
声が小さいと、相手に聞こえない以外に
自信がない印象を与えてしまいます。
3、無駄な会議はしない
無駄な会議をしないです。
そもそも何の会議なのか、
わからない会議はしないでください。
会議は多数の人間の時間を奪います。
10人参加の会議で1時間なら
10人×1時間＝10時間
です。
1人が1日以上働く以上の工数がかかります。
無駄な会議は絶対ダメです。
4、準備の完成度は80％でOK
会議を開く側は資料の準備は必須です。
ただし、あまり資料に時間をかけないでください。
資料は社内の資料であれば完成度80％くらいでOKです。
残り20％を完璧にしようとすると、コストパフォーマンスが悪いです。
テストで80点取るのと、100点取るのではやり方が別になってくるからです。
大体合格点は60～70点くらいですから
80点くらいも目指しましょう。
あと
話すことをある程度決めておくことが必須です。
これも1行程度のメモを書くスライドに用意するくらいの
80％準備でOKです。
5、結論を用意しておく
会議をする前に、
自分なりの結論をある程度先に出しておくと良いです。
みんなで考えようというスタンスだと
みんなが考えこむ無駄な時間が発生したり
ゴールがあちこちに出来てしまうからです。
プレゼンをする側が勝手にゴールを決めてしまいましょう。
誤ったゴールだったら会議中で修正すればいいだけです。
6、質問はセルフメモする
会議中に疑問に思ったことはメモをしましょう。
長期間プレゼンを聞いていると
「質問しようとしたことなんだっけ？」
となりがちです。
記憶力いい人は不要です。
7、「言っているかわからん」を遠回しに伝える
質問を受ける側の際に
質問者の理解が足りていないのか
プレゼン者の理解が足りていないのか
どちらかのケースで質問の意図が
わからないことがあると思います。
「お前の言ってることわからねーよ！」
と伝えたいところですが
「私の理解が追い付いてないのですが・・・
〇〇〇という点についての質問ということで良いですか？」
と言い換えましょう。
それでもわからない場合は
「後で個別に回答させてください」
でOKです。
お互いクールダウンすれば、何の質問だったかを聞きやすくなります。
8、行き詰まったら保留
全ての質問を想定した回答を用意するのは不可能であり、
99％の回答を用意するのは時間の無駄です。
ここも準備80％でいきましょう。
想定外の質問、わからないことは保留で逃げましょう。
「後で確認して回答します」
それでOKです。
9、決まったこと、残課題を最後にまとめる
これは最後に
決まったこと、残課題を全員に認識させるためです。
会議は言葉が飛び交うので、認識の齟齬が発生しやすいです。
それを防ぐために最後のまとめをしましょう。
・・・
まとめてみましたが、会議得意な人からしたら
「当たり前だ」
みたいなことだけですね・・・
でも1～9を意識したら自分は変わったので
苦手な人は参考にしていただければと思います。
